Contar con la información correcta en el momento correcto puede marcar una gran diferencia, contratar los servicios de una empresa de Gestión y Custodia Documental es una buena opción para que sus archivos estén salvaguardados de manera correcta y con la máxima seguridad. Hoy en día, las empresas cada vez intentan ser más productivas y rentabilizar sus gastos, de ahí que opten por externalizar la gestión documental de sus negocios fausse sacoche pas cher y recurran a la custodia de archivos en otros lugares que no son sus centros de trabajo, generando un ahorro en tiempo y espacio.

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Algunas de las ventajas de contratar los servicios de una empresa de Gestión y Custodia documental son:

• Mayor seguridad y confidencialidad: los documentos sólo pasan por las manos indicadas. Un manejo inapropiado de la documentación puede generar hechos perjudiciales. Por este motivo, es sustancial que la misma sólo sea manipulada por la persona autorizada para realizar la recepción y el despacho de los documentos. Sin que los mismos se mezclen, dañen o pierdan entre distintos sectores o personas.

 

• Facilidad en los procesos de auditoría: toda empresa se debe someter a la realización de auditorías internas o externas. La custodia de documentos realizada de manera correcta genera facilidad de identificación de documentos, mayor control para su revisión y la presentación oportuna de la documentación requerida, evitando multas y otros.

 

• Ahorro de Costos: Muchas veces no se toma en cuenta el valor real de todos los costos implicados en su archivo. No solo hay que considerar los costos directos, como el alquiler del lugar físico, la compra de estanterías y los sueldos de las personas involucradas; sino también los costos indirectos como la iluminación, seguridad, aire acondicionado, limpieza entre otros. E incluso podemos hablar del costo de oportunidad, ya que se podría destinar el lugar,replicas relojes el mobiliario o el personal a otro uso.

 

• Reducción de Espacios: se libera de una gran estructura fija e improductiva. Es sencillo notar el espacio desaprovechado que implica tener un sector destinado como depósito o archivo. Donde, frecuentemente, con el tiempo los objetos se terminan apilando de forma apresurada y desorganizada, consiguiendo ocupar mucho más espacio que el inicialmente previsto. Se estima que entre el 15% y el 20% del espacio de oficina está dedicado únicamente al almacenaje de documentación.

 

• Aumento de la productividad de los empleados:  al no tener que destinar tiempo a esta tarea: generalmente no hay una persona dedicada exclusivamente a los archivos, por lo que el personal deja de hacer su tarea principal para buscar documentos. Cada trabajador desperdicia hasta 67 minutos al día en la búsqueda de documentación que está mal archivada o bien perdida.

 

 

• Orden: se mejora el aspecto en general de la organización. En lugar de acumular grandes volúmenes de papel sobre los escritorios, o archiveros, bibliotecas, cajas, etc.; es mucho más práctico conservar sólo la documentación requerida en el momento.

 

• Tiempo: el documento que requiere a un click de distancia, en un máximo de 8 hs resolvemos la consulta de su documentación.

 

• Conservación del Medio Ambiente: al tener los documentos archivados en buenas condiciones y al alcance en formato digital se reducen las reimpresiones por pérdidas o roturas, los mismos se reutilizan en mayor medida debido a que aumenta su vida útil  y se ahorra en fotocopias innecesarias.

 

Son muchas las ventajas, no sólo ganará mucho más espacio y tendrá más seguridad, sino que sus documentos estarán en las mejores manos. File Server® es un gran aliado para su empresa y su empresa es  más competitiva.